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推進企業培訓流程的科學化

2018-12-03 來源:《中國電信業》作者:福建省專用通信局 章錦華 點擊:
       二十一世紀是知識經濟大放異彩的世紀,是人力資源制勝的世紀。對于任何一個企業而言,員工素質的高低決定其核心競爭力的強弱。培訓作為提高員工素質最重要的一種手段日益受到企業的重視,逐漸從企業的輔助性職能上升到決定企業生存與發展的戰略行為。
       培訓的終極目標是實現員工進步與企業發展的雙贏,一個完整的培訓流程可用PACI循環來概括:P(PLAN)即計劃,A(ACT)即實施,C(CHECK)即評估,I(IMPROVE)即改進。
       計劃
       P(PLAN)即培訓計劃,是根據企業的近、中、遠期的發展目標,對企業員工培訓需求進行預測,然后制訂培訓活動方案的過程。它是一個系統工程,包括確定組織目標、分析現階段差距、確定培訓范圍、擬定培訓內容、選擇培訓方式、確認培訓時間以及培訓計劃的調整方式和組織管理等工作。
       培訓計劃的內容
       培訓計劃是企業員工培訓的實施規程,為使培訓計劃順利實施,培訓計劃一般應包括以下內容。
       (一)目的。培訓計劃中的培訓項目要達到一個什么樣的培訓目的、目標或結果。
       (二)原則。制訂和實施培訓計劃時遵循的原則和規則。
       (三)培訓需求。在企業運營和管理過程中,什么地方與現實需要存在差距,需要彌補。由于培訓的本質在于彌補差距,因此培訓需求分析正確與否直接關系到培訓的成敗。
       (四)培訓對象。培訓計劃中的培訓項目是對什么人或什么崗位的員工進行的,他們的學歷、經驗和技能狀況如何。
       (五)培訓內容。培訓計劃中每個培訓項目的培訓內容是什么。
       (六)培訓時間。培訓時間包括三方面內容:首先,培訓計劃中每個培訓項目參           加培訓人員的報到時間;其次,培訓計劃中每一個培訓項目的實施時間或者培訓時間;第三,培訓計劃中每一個培訓項目的培訓周期或者課時。
       (七)培訓方式。培訓計劃中每個培訓項目所采用的培訓方式。
       (八)培訓教師。選擇培訓計劃中每個培訓項目的培訓教師。
       (九)考評方式。每個培訓項目實施后,對受訓人員的考評方式,一般可分為筆試、面試和操作三種。
       (十)計劃變更或者調整方式。計劃變更或者調整的程序及權限范圍。
       (十一)培訓費預算。培訓費預算包括整體計劃的執行費用和每一個培訓項目的執行或實施費用。
       (十二)培訓要求及注意事項。參訓人員應遵守的紀律、應注意的事項及需要準備的材料等。(十三)培訓地點、食宿。參訓人員的培訓和住宿地點、用餐方式、費用標準、報到接待人及其聯系方式。
       (十四)組織者及簽發人。本培訓計劃的組織者、審批人及簽發人。
       擬定培訓計劃的流程
       (一)掌握公司經營目標與策略,在年度目標的揭示下,掌握公司狀況及需要的人才條件。
       (二)確定教育培訓年度目標。依據教育培訓方向與內部可用資源(人力、經費、設備、時間),規劃出當年教育培訓目標,并區分季、月工作目標。
       (三)訪查與收集資料。針對教育培訓目標主題,展開訪談、電話訪問、問卷調查等,并收集相關題材。
       (四)確認教育培訓需求。把來自不同對象(包括部門及個人)的需求、建議匯整,區分優先次序,確認當前需求及未來需求。
       (五)可行性分析。針對需求,評估可用資源的狀況,考慮各項因素,分析其可行性。
       (六)課程目標與對象分析。研擬課程欲達到的效益及目標,并對預定參加對象的背景進行分析、了解。
       (七)研擬教學策略及大綱。針對要完成的課程目標,研擬教學方式與策略(例如:單向或雙向、理論或實務、個案研討或一般討論),并擬定教學大綱、重點。
       (八)提出課程設計方案。整合課程名稱、目標、大綱、內容重點、教學方式、時數、建議講師、參加對象等,提出課程設計方案。
       (九)召開課程規劃會議。探討課程設計是否考慮周全,決定是否開辦。
       培訓需求分析
       在教育培訓的過程中,培訓需求分析是設計培訓項目、建立評估模型的基礎。培訓研究表明,企業一般可以從三個方面進行需求分析:組織、工作任務和個人。
       從組織角度進行培訓需求分析,需要了解實現企業目標所需的技能、企業人力資源的供需情況、競爭對手等情況。
       從工作任務的角度入手,需要確定哪些是重要任務,哪些是屬于在培訓過程中必須加以強調的知識、技能和行為方式。
       從個人角度進行培訓需求分析,需要關注兩個問題:企業中誰需要培訓?他們需要什么樣的培訓?企業中的績效評估及反饋機制能夠幫助分析人員了解企業中的哪些員工需要接受培訓,需要什么樣的培訓,另外還可以從研究員工的學習動機的角度來了解培訓需求。
       調查培訓需求時可以采用的方法很多,如觀察法、調查問卷法、面談法、閱讀技術手冊和記錄、訪問專門項目專家等。由于面臨的競爭越來越激烈,不少公司借鑒競爭對手的培訓模式來制訂適合自己工作發展的培訓類型。
       實施
       實施(ACT),就是根據已確定的教育培訓計劃和企業的突發性培訓需求,著手課程的設計、培訓講師的確定、培訓場地的準備、相關輔助材料及開課等組織工作。
       培訓實施的流程如下:
       一、遴選及約聘講師
       依既定的要求、條件,接洽適任的講師,洽談課程內容、教學方式等。
       二、撰寫教學指引
       可委托專業人員或講師撰寫。對于內容重點、時間分配、教具設備使用等,均予以交待。
       三、設計制作教材教具
       可與講師配合,制作講義、投影片或其他教學媒體。
       四、發出開課通告與報名咨詢
       將開課信息作有效傳達,接受相關咨詢。
       五、與行政總務工作協調安排
       對場地、食宿、交通等事宜進行安排,事先聯絡協調。
       六、篩選參訓人員
       對于參訓者資格條件予以審核。
       七、場地布置與教學設備安排有關場地的布置、座位安排、分組方式、使用設備及教具等事先與講師溝通,檢查有無異常狀況。
       八、學員報到及出勤管理
       強調守時及課堂紀律,對缺席及中途缺課、遲到者予以適當處理。
       九、講師主持課程活動
課程進行中,隨時協助講師解決各種需要。如因變故,講師無法前來或中途發生情況,無法繼續下去,就要采取應變措施。
       十、課堂觀察與記錄,并填寫課堂日記
       針對課堂中的討論或建議,如具有參考價值者,均應予以記載,課堂日志摘記講師或學員上課狀況、特殊狀況等。
       培訓評估
       在培訓體系的PACI循環中,培訓評估環節(CHECK)是提高培訓體系有效性的基礎工作。一方面培訓評估的結果是人力資源部門向上級匯報的重要資料之一,讓公司管理層和業務管理者認識到培訓能幫助業務部門產生績效,是培訓獲得重視、認可、支持的重要方式;另一方面科學的培訓評估對于界定培訓對企業的貢獻和證明員工培訓的作用都非常重要。
       培訓評估的內容,主要包括四個層面:第一,反應(Reaction),即課程剛結束時,了解學員對培訓項目的主觀感覺;第二,學習(Learning),即學員在知識、技能或態度等方面學到了什么;第三,行為(Behavior),即學員的工作行為方式有多大程度的改變;第四,結果(Results),即通過諸如質量、數量、安全、銷售額、成本、利潤、投資回報率等可以量度的指標來考查,看最終產生了什么結果。
       一、反應層面
       反應層面需要評估以下幾個方面:內容、講師、方法、材料、設施、場地、報名的程序等。對這個層次的評價,首先要有總體的評價,比如詢問學員:你感覺這個課怎么樣?你會向其他人推薦這個課嗎?但是這樣容易產生一些問題,比如以偏概全,主觀性強,不夠理智等。因此還必須有涉及以上內容的更細致的評估方法。適合的方式有問卷、面談、座談、電話調查等。
       二、學習層面
       學習層面主要的評估方法有:考試、演示、講演、討論等多種方式。這個層面的評估的優點有:對培訓學員有壓力,使他們更認真地學習;對培訓講師也是一種壓力,使他們更負責、更精心地準備課程和講課。
       三、行為層面
       行為層面的評估,主要有觀察、主管的評價、客戶的評價、同事的評價等方式。
       這個層面的評估的好處是:培訓的目的就是改變學員的行為,因此這個層面的評估可以直接反映課程的效果;可以使高層領導和直接主管看到培訓的效果,使他們更支持培訓。
       進行這一層面評估時,要注意以下問題:
       1.認真選擇適合這樣做和值得這樣做的課程,如公司行為、時間管理等。
       2.注意選擇合適的評價時間。即在培訓結束多長時間后再來評價:間隔時間太短,學員可能還未熟練掌握,難以反映培訓的長期效果;間隔時間太長,諸多因素的影響增強,難以評測。
       3.主管的配合很重要。要取得學員主管的配合,首先要讓主管了解,學員參加這樣的培訓有利于其更好地工作;其次要與主管溝通評估的目的和方法。
       4.充分利用咨詢公司的力量。因為這個層面的評估比較復雜、專業,占用的時間和精力也很多,人力資源部門要充分借用咨詢公司的經驗和人力,有些事情可以外包出去。
       四、結果層面
       把企業最關注的并且可量度的指標,如質量、數量、安全、銷售額、成本、利潤、投資回報率等,與培訓前進行對照。
       這種評估方式的優點顯而易見,因為企業及企業高層主管在培訓上投資的根本目的,就是為了提高這些指標。如果能在這個層面上拿出詳實的、令人信服的調查數據,不但可以打消高層主管投資于培訓的疑慮心理,而且可以指導培訓課程計劃,把有限的培訓費用用到最可以為企業創造經濟效益的課程上來。
       但是,與其他事情一樣,最令人向往的事往往最難做到。這個層面的評估首先需要時間,在短期內是很難有結果的;其次,對這個層面的評估,人們才剛剛開始嘗試,缺乏必要的技術和經驗;第三,必須取得管理層的合作,否則你就無法拿到相關的數字;最后,多因多果,簡單的對比數字意義不大,你必須分辨哪些果與你要評估的課程有關系,在多大程度上有關系。
       改進
       培訓改進(IMPROVE),就是對培訓工作進行追蹤、總結和改進。培訓改進的內容如下:
       一、對參訓者建檔及培訓后訪查學員。
       對參訓者建檔,整理學員出勤情況,統計出席人員及原因,分析參訓者的成績并通知其主管。在培訓結束后,抽樣訪查學員,追蹤其對參加培訓的印象及可應用程度。
       二、抽樣訪查直屬主管。
       以抽樣方式訪查主管對培訓的看法及積極性建議,有助于提升培訓質量。
       三、填寫課程分析評估表。
對講師及學員的評估意見加以分析,一方面給予講師回饋,另一方面作為課程設計的改進參考。
       四、撰寫課程綜合報告。
       對于課程的規劃、執行方面所發生的狀況,進行整合性的分析與檢討,撰寫綜合報告。
       五、召開課程研討會議。
       針對課程規劃、執行及追蹤相關人員的情況做全盤研討,以利于今后培訓計劃的改進。
       總之,企業開展培訓需要因人而異、因地制宜,對于任何一個培訓來說,能夠選擇正確的培訓方式,并運用正確的流程開展培訓,對培訓是否能夠產生應有的效果至關重要。鑒于培訓的方式及流程在企業員工培訓中所占的舉足輕重的地位,如何推進培訓流程的科學化應該是企業開展培訓工作中,乃至開展經營管理工作中需要不斷根據內外部環境的變化和企業目標的更新而不斷總結探索,根據實際情況選擇適合自己的培訓方式,從而提高培訓的質量和效果,建立一支真正滿足企業發展需要的員工隊伍。(本文2016年發表于《中國電信業》)
 
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